Hoe implementeer je processen?

Voor procesimplementatie bestaan geen draaiboeken of standaardsjablonen. Processen maken onderdeel uit van een veel breder kader van kwaliteitsmaatregelen. Daarin gaat het niet om een eenmalige (one–shot) implemen-tatie, maar om een duurzame ontwikkeling waarin procesdenken als onderdeel van een algemeen kwaliteitsden-ken de standaardmanier van werken wordt.

In dat licht wordt –vooral in grotere organisaties– voor procesimplementatie een pendelaanpak gebruikt die in de volgende figuur is weergegeven.

     


In deze aanpak worden twee werkwijzen gecombineerd. De ontwerpbenadering en de ontwikkelbenadering.

In de top–down benadering ontwerpbenadering worden de procesontwerpen –veelal op wetenschappelijke en sys-tematische wijze– door een kleine ontwerpgroep vervaardigd. Voordeel is dat de ontworpen processen vaak een sluitend en goed samenhangend geheel vormen. Nadeel is het gebrek aan betrokkenheid van de werkvloer. Ook bestaat het risico dat allerlei best practices te weinig in het procesontwerp worden meege-nomen. De praktijktoets vindt pas plaats als de processen implementatiegereed zijn. 

De bottom–up ontwikkelbenadering benadering kiest daarentegen juist het startpunt in de praktijk. Allerlei lopen-de ontwikkelingen worden samengevoegd en er wordt geleerd van elkaars ervaringen en oplossingen. Dit is een groot voordeel, maar het nadeel van deze benadering is dat er vaak een niet dekkend, versnipperd en inconsis-tent geheel van processen ontstaat.

De pendelbenadering tracht de voordelen van beide benaderingen te combineren. Er wordt een ontwerpgroep ge-vormd die volgens de top–downbenadering werkt. Zij maken alleen een globaal ontwerp dat zeer regelmatig en al vroeg na de start door de bottom–up groepen beoordeeld wordt. In deze pendelsessies kunnen de bot-tom–up groepen (vaak vrijwillig deelnemende ‘adoptie’ organisatieeenheden) hun ervaringen en detailontwer-pen kwijt. Door deze kruisbestuiving wint het globaal ontwerp aan kwaliteit, terwijl de activiteiten van de werkvloer in een vroegtijdig stadium stapsgewijs gericht worden.